1. INTRODUCCIÓN Y OBJETO
De conformidad con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (“
Ley 2/2023”), la Autoridad Portuaria de Baleares (en adelante,
“APB" o la
“Organización”) ha implantado un Sistema Interno de Información (el
“Sistema”, el
“Canal de Interno de Información” o
“Canal Ético”) que se configura como un pilar fundamental de la cultura de cumplimiento de la Organización y se dirige a fortalecer tanto la cultura de información como el sistema de integridad implantado en la Organización.
A través del Sistema Interno de Información, cualquier persona vinculada a la actividad de la Organización podrá comunicar aquellas conductas que puedan resultar contrarias a la legislación vigente, cuando estas constituyan una infracción administrativa grave o muy grave, resulten sospechosas de un ilícito penal, versen sobre infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo, o cuando las anteriores pudieran constituir infracciones del derecho de la Unión Europea con relación a sus intereses financieros o que incidan en el mercado interior, siempre que las anteriores fueran llevadas por los miembros de la Organización.
La APB ha externalizado la gestión del Sistema a través de la herramienta tecnológica, garantizando con ello que los datos se almacenen en un servidor ajeno a la Organización.
A través del Sistema podrán trasladarse informaciones por escrito o de forma oral. Asimismo, las comunicaciones podrán realizarse verbalmente mediante reunión presencial a solicitud del interesado que deberá celebrarse en el plazo de
siete (7) días.
La APB integra en el presente Sistema todos los canales de comunicación existentes hasta la fecha. Se informa, asimismo, que la Organización ha designado como Responsable del Sistema Interno de Información (el
“Responsable”) a un órgano colegiado, el Comité de Ética de la APB.
El procedimiento que seguirá la gestión de las informaciones que se reciban se encuentra establecido en el Procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas en el Sistema Interno de Información (el
“Procedimiento”), exponiéndose a continuación las garantías y principios básicos que se seguirán tanto en la recepción y gestión de comunicaciones, como en el procedimiento de investigación.
2. GARANTÍAS DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
1.
Confidencialidad: cualquier información será tratada con la máxima confidencialidad y respetará, en todo caso, la legislación en materia de protección de datos. Las personas responsables de la gestión del Sistema y de la investigación guardarán el más estricto secreto sobre la identidad de los informantes y afectados, cuando tuvieran conocimiento de ellas.
2.
Anonimato: las comunicaciones presentadas pueden ser anónimas (a elección del Informante). Por lo expuesto, para interponer una comunicación no será necesario incluir la identidad del Informante, ni el departamento del que procede la comunicación, ni ninguna información que permita identificarlo.
3.
Independencia y autonomía: el Responsable del Sistema Interno de Información designado por el Consejo de Administración de la Organización es autónomo e independiente para la gestión del Sistema.
4.
Conflictos de Intereses: el Sistema establece mecanismos para evitar los conflictos de intereses en la gestión e investigación de las comunicaciones recibidas.
5.
Protección ante represalias: la APB protegerá de cualquier represalia a los informantes que, de buena fe, comuniquen incumplimientos de la legislación vigente.
6.
Derechos de defensa y presunción de inocencia: la APB garantiza el derecho de defensa y la presunción de inocencia de las personas afectadas.
7.
Celeridad en la gestión de las comunicaciones recibidas evitando dilaciones injustificadas en la gestión del Sistema y en la investigación de las comunicaciones.
3. PRINCIPIOS ESENCIALES DEL PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN
1. Envío del
acuse de recibo de la comunicación a la persona informante en el plazo de
siete (7) días naturales desde la recepción. Se exceptúa de la obligación de enviar acuse de recibo en los supuestos en que dicha comunicación pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación o identidad de la persona informante.
2. Con relación al
plazo para la realización de la
investigación, este no podrá ser superior a
tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación, salvo en casos de especia complejidad, en los que se podrá ampliar el
plazo por tres (3) meses adicionales.
3. Se establece la
posibilidad de mantener la comunicación con el Informante y si se considera oportuna, se le
solicitará información adicional.
4.
La persona afectada tiene derecho a que se el informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, así como a ser oída. Esta comunicación, tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado por el Responsable del Sistema Interno de Información con el fin de garantizar el buen fin de la investigación.
5. Al finalizar la investigación, el Responsable del Sistema realizará un informe que enviarán al órgano pertinente en función de la materia de la que verse la comunicación para que adopte las medidas oportunas.
6. Cuando los hechos puedan revistar indicios
constitutivos de delito, se procederá a la remisión de la información al
Ministerio Fiscal.
4. CANAL EXTERNO DE INFORMACIÓN
A través de la presente se pone en conocimiento de los informantes que se configura como canal externo, la denominada
Autoridad Independiente de Protección del Informante, dependiente del Ministerio de Justicia, quien será competente para la recepción y tramitaciones de aquellas comunicaciones que se reciban a través del canal externo regulado en el título III de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, relativas infracciones o incumplimientos previstos en dicha ley que afecten o produzcan efectos en todo el territorio español, con independencia de que las Comunidades Autónomas hubieran designado una autoridad independiente propia. También opera en la comunicación de aquellas infracciones o incumplimientos que se produzcan el ámbito de más de una Comunidad Autónoma o se produzcan en aquellas Comunidades Autónomas que no hayan designado una autoridad independiente propia.
5. PROTECCIÓN DE DATOS
La información y los datos personales que el informante facilite a través de este Sistema será tratada por la Organización, con la finalidad de gestionar la comunicación realizada, investigar, tramitar y en su caso resolver el potencial incumplimiento de la ley y/o normativa por la misma. Los datos se tratarán en base al cumplimiento de la obligación legal establecida en la normativa aplicable, por el interés público y el interés legítimo de la Organización. Los datos del informante no serán comunicados a terceros, salvo que sea necesario para la resolución de la comunicación.
Los informantes podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, portabilidad y limitación del tratamiento de sus datos dirigiéndose al Delegado de Protección de Datos (
gdpr-dpo@portsdebalears.com) acompañando copia de su DNI a los efectos de acreditar adecuadamente su identidad.
Los informantes, también tienen derecho a presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
6. CONFLICTO DE INTERESES
La APB ha establecido mecanismos específicos dentro del Sistema Interno de Información para garantizar la protección de los informantes y la adecuada gestión de las comunicaciones cuando pueda existir una situación de conflicto de intereses, real o potencial, entre alguno de los Responsables del Sistema Interno de Información y cualquiera de las personas involucradas en una comunicación, ya se trate de la persona informante, persona afectada o testigos.
El alcance de la independencia y tratamiento de conflictos de intereses se extiende a todas aquellas personas que participan o pudieran participar en las actividades relacionadas con la recepción, tramitación, investigación o resolución de las informaciones. Estos mecanismos aseguran que ninguna persona implicada en la tramitación de una comunicación intervenga en el proceso si su imparcialidad o independencia pudieran verse comprometidas, preservando así la objetividad del Sistema.
El procedimiento que seguir en caso de encontrarse en una situación de conflicto de intereses, así como las reglas para su comunicación y abstención, se desarrolla en el Procedimiento de gestión de las informaciones recibidas en el Sistema Interno de Información, garantizando la independencia y transparencia del proceso.
7. ACTUALIZACIÓN Y REVISIÓN DE LA POLÍTICA
La presente Política será revisada y actualizada cuando resulte procedente, a propuesta del Responsable del Sistema, con el fin de adaptarla a los cambios legislativos o jurisprudenciales que se sucedan o cambios en el modelo de negocio de APB, garantizando en todo caso su efectiva implantación.
